职位描述

职位概述： 本职位负责日常行政运营与办公室管理，确保在办公设施、用品采购、供应商服务及员工活动协调等方面提供高效、合规且井然有序的后勤支持。该岗位致力于打造积极的 Workplace 体验，并与 HR、财务、IT、物业管理及其他相关方紧密合作，遵循德国劳动及 workplace 相关标准，持续优化行政流程。 主要职责 1、办公运营与设施管理 负责办公室的日常运营（如：门禁管理、访客登记、会议室预订及工位管理）。 负责与物业/大楼管理方沟通对接，跟进设施维修、保洁、安保以及德国当地的消防安全（Brandschutz）和职业健康安全（Arbeitssicherheit）法规要求。 维护办公室环境标准，确保整体环境整洁、有序、安全并符合相关法规。 2、供应商与费用管理 管理行政类供应商（如：保洁、维保、快递、办公用品等），监督服务质量及 SLA 履约情况。 支持行政采购工作，包括比价、下单、验收及台账管理。 负责收集发 票、合同和付款申请，配合财务部门按照德国会计标准完成付款流程，协助做好成本控制与对账工作。 3、办公用品与资产管理 负责办公用品、消耗品及礼品的采购、库存管理、发放及盘点。 协助维护固定资产台账（如：办公设备、家具等），支持资产盘点与调拨工作。 4、员工活动与文化建设支持 协助组织公司各类活动（如：团队建设、节日庆祝、全员大会等），包括人员报名、物资准备、场地协调及现场执行。 收集员工反馈并推动持续改进，提升本地员工的服务体验。 5、行政流程与文档管理 维护行政制度、流程及表单（如：会议室使用规则、供应商清单、采购及领用申请流程等）。 妥善归档与管理合同、报价单、付款凭证等行政文档，严格遵守本地数据隐私法（GDPR / DSGVO）标准。

任职要求

1、2 年以上行政、办公室管理或综合支持相关工作经验（有跨国公司或快节奏行业背景者优先）。 2、熟悉行政采购、供应商管理以及费用报销/对账流程。 3、具备出色的沟通协调能力和服务意识，细心周到，能够同时处理多项任务。 4、熟练使用 Microsoft Office 办公软件（Excel、Word、PowerPoint）；具备基础海报设计或视频剪辑能力者优先。 5、具备结构化思维，注重细节，主观能动性强，具备出色的执行力。 6、语言要求： 掌握德语（B2 或以上水平）、英语、中文，以便与当地同事、物业管理方及供应商进行日常沟通。

联系方式

上班地址：杜塞尔多夫 , 德国